Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là bộ phận có vai trò đặc biệt quan trọng Thông qua tên gọi, nhiều người có lẽ cũng đã hiểu được sơ lược nhân viên hành chính nhân sự là gì. Trên thực tế, đây là thuật ngữ được dùng để diễn tả vị trí đảm nhận song song hai nhiệm vụ là những công việc có thuộc lĩnh vực hành chính và công việc liên quan đến việc quản lý, xử lý/lưu trữ thông tin có liên quan đến toàn bộ các nhân viên trong doanh nghiệp. 

Cụ thể, công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự là xây dựng kế hoạch tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, sự kiện trong công ty; quản lý, giám sát việc triển khai các sự kiện; kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của nhân viên để từ đó hoàn thiện bảng lương, đánh giá hiệu quả công việc và năng lực làm việc của nhân viên,... 

Nhân viên hành chính nhân sự là làm gì?

Để hiểu rõ những công việc của hành chính nhân sự là gì, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu nội dung mô tả công việc hành chính nhân sự sau đây:

Quản lý giấy tờ, hồ sơ

Tiếp nhận và xử lý các văn bản, giấy tờ, đơn thư, tài liệu được gửi đến công ty trong giới hạn thẩm quyền, sau đó lưu trữ toàn bộ trong hệ thống dữ liệu của đơn vị. 

Tiếp nhận và lưu trữ mọi giấy tờ có liên quan đến nhân sự trong công ty.

Quản lý giấy tờ, dữ liệu về lương, thưởng, chế độ phúc lợi cho nhân viên.

Công tác lễ tân

Nhân viên hành chính nhân sự còn có trách nhiệm đảm nhận các công việc trong công tác lễ tân như:

Tiếp nhận, thực hiện các giao dịch với khách hàng dưới hai hình thức là trao đổi gián tiếp qua điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp.

Đón khách mời trong các chương trình, sự kiện tại nội bộ công ty. 

Tổ chức các hoạt động, chương trình, sự kiện nhằm xây dựng và duy trình văn hóa làm việc của doanh nghiệp.

Quản lý bảng lương

Quản lý bảng lương là công việc bắt buộc phải nắm vững của mọi nhân viên hành chính nhân sự. 

Công tác quản lý bảng lương thông thường bao gồm các công việc như quản lý chấm công hàng ngày, sau đó lên bảng lương, danh sách thưởng nhân viên hàng tháng và chi trả đúng thời hạn.

Lưu giữ hồ sơ, các cơ sở dữ liệu về lao động hiện tại

Đối với nhân viên hành chính nhân sự, công tác này sẽ bao gồm các công việc cụ thể như lưu trữ dữ, bảo mật các thông tin, dữ liệu, hồ sơ cùng các giấy tờ có liên quan đến mọi nhân sự trong công ty. 

Quản lý các thiết bị, tài sản trong doanh nghiệp 

Bao gồm:

• Tiến hành kê khai, theo dõi tình hình hoạt động, giá trị sử dụng của các thiết bị, tài sản hiện có của doanh nghiệp, khai báo thông tin các thiết bị hỏng cần sửa chữa hoặc thay mới nhằm góp phần duy trì, đẩy mạnh tiến độ làm việc, hiệu quả công việc cho các nhân viên, cán bộ. 
• Kê khai thông tin các ấn phẩm cũng như cung cấp những vật dụng văn phòng cần thiết hàng tháng cho các phòng ban. 

Những tố chất, kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính là gì?

Có thể nói, nhu cầu tuyển dụng nhân viên tại vị trí nhân viên hành chính nhân sự của các công ty, doanh nghiệp hiện nay khá cao, liên tục tăng lên, cơ hội nghề nghiệp rộng mở. Tuy nhiên, vì tính chất nghề nghiệp cùng nhu cầu thăng tiến, công việc này thu hút rất nhiều bạn trẻ hiện nay. Chính vì vậy mà tính cạnh tranh khá cao. 

Để có sự phát triển bền vững, trở thành một nhân viên hành chính nhân sự giỏi, bạn cần có các tố chất, kỹ năng quan trọng được đề cập sau đây:

Kỹ năng giao tốt, biết lắng nghe cũng như xử lý tình huống nhanh nhẹn, linh hoạt và nhạy bén.

Có tính trách nhiệm cao trong công việc.

Khả năng tổ chức, kỷ luật tốt.

Là người có đạo đức tốt, làm việc công bằng, luôn quan tâm đến lợi ích của nhân viên.

Biết lắng nghe, làm việc công bằng là tố chất cần có để trở thành nhân viên hành chính nhân sự giỏi

• Kỹ năng tin học văn phòng tốt.
• Kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức và sắp công việc.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề. 

Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự

Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự được đánh giá là khá hấp dẫn. Thường dao động trong khoảng từ 7 triệu đến 10 triệu đối với vị trí nhân viên và khoảng từ 15 triệu đến 25 triệu đối với vị trí trưởng phòng, tùy vào kinh nghiệm cũng như thời gian làm việc của mỗi cá nhân.